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オフィスの5S活動 実践事例のご紹介 ~徹底・継続のポイントとは Part2~

 

『整理(Seiri)・整頓(Seiton)・清掃(Seisou)・清潔(Seiketsu)・躾(Shitsuke)』の頭文字をとった5S活動。この5つの「S」を徹底することで、仕事の無駄を無くし、生産性を向上させるために、5S活動に取り組む企業は多くあります。しかし、実際に取り組もうと意気込んだとき「では、どこから手をつければよいのか」お悩みではありませんか?また、他社はどのように実践しているか興味はありませんか?

リコージャパンでも5S活動に取り組んでいますが、「5S」を徹底することでムダを洗い出し、そこから業務改善やルール作りを行っていく事は企業にとって様々な効果があります。
例えば、オフィスでの「検索のムダ」などがあります。「パソコン内のデータを探す」「引き出しの書類を探す」「文房具を探す」・・・意外とオフィス内での「検索」にかける時間は長いものです。これらのムダをなくし、効率よく業務を行う事は企業にとってとても大切な事です。
また、綺麗に整理整頓されたオフィスで気持ちよく働くことはESの向上はもちろんの事、オフィスに来社されたお客様の心象もよくなりCS向上にも繋がっていきます。

今回は、前回に引き続いてオフィスにおける「5S」活動のその実践事例をご紹介致します。

ショールームではない LiveOffice「ViCreA(ヴィクレア)」

リコージャパンでは、全国各地のオフィスをお客様に公開し、ショールームではない、生のオフィスをご体感いただく、LiveOffice「ViCreA(ヴィクレア)」を展開しております。現在、全国38拠点でオフィスを公開しております。
コスト削減・環境配慮・セキュリティ強化・ワークスタイル変革といった日々の活動に加え、各拠点独自にチャレンジしている様々な活動を紹介しています。
ぜひ、LiveOffice「ViCreA」にお越し下さい。お客様の課題解決へのヒント・徹底のコツがきっと見つかります!お気軽にお問合せ下さい。

「5つのS」活動事例

整理(Seiri)・整頓(Seiton)

共有備品の姿置き

本町橋事業所(大阪)では、穴あけ用のパンチやカッター等は個人で保管せず、共有備品として一元管理。さらに、リコーグループの工場でも導入されている「共有備品の姿置き」を実施。備品の整理整頓を促進しています。

共有備品の姿置き

これにより、どこに何があるのかが一目で確認できる為、追加発注の際の確認も簡単! 無駄な在庫を持つ事も無くなり、ムダの削減・業務の負荷軽減にも繋がっています。

個人備品の姿置き

長野支社の営業部門では、「個人備品の姿置き」を行っています。 引出しの中のものを全て洗い出し、使用頻度の高い備品を手前に配置。最小限のペンや文房具のみに集約しました。また、共有できる備品や在庫はキャビネットへ移動。 これにより「整理・整頓」はもちろんの事、帰社してすぐに収納する為、紛失するとすぐに気が付く「点検」の効果もあり、情報漏えいを防ぐセキュリティ対策にも繋がっています。

個人備品の姿置き

<姿置き作成方法のご紹介>
この姿置きを作成するステップをご紹介します。よろしければお試し下さい。
(以下、写真は取組み当初の内勤社員の一例です。)

  • Step1
    引出しの中のものを全て出し収納するものを決めます。また、引出しサイズを測りスポンジを引き出しに合わせてカットします。
  • Step2
    カットしたスポンジの上に、日常良く使う筆記用具と備品を置き、レイアウトし形を書きます。
  • Step3
    形の通りにスポンジを切り抜きます。ポイントは良く切れるカッターを使う事です。
  • Step4
    完成です。

サプライスペースの「整理・整頓」による管理の工夫

神奈川支社では、サプライ(ペーパー・トナー)の整理・整頓による管理の工夫を行っています。発注にトヨタのカンバン方式を取り入れ、過剰発注や在庫確認忘れを防ぐ仕組みを取り入れています。

置く場所を決め(定置)、在庫の量も常に同じ(定位)にし、常に「整理・整頓」を実施。また、ある一定量が無くなると、「残り1箱です」とわかる「合紙」が出てくる様にしています。その合紙が出たら発注のタイミング!「整理・整頓」が、在庫確認の作業負荷軽減に繋がっています。

清潔(Seiketsu)・清掃(Seisou)

「清潔」なオフィスを保つ「清掃」の工夫

神奈川支社では、かねてより「清掃デー」を設定し、オフィスの定期的な清掃活動を行っていました。現在は営業の直行直帰を加速を目指した「フリーアドレス」を導入しているため、「自分の席」という概念が少なくなってきた事も影響し、どうしてもオフィスが汚れがちになるという課題が浮き彫りになってきました。
そこで、単に「清掃しましょう」という表現ではなく、具体的に写真を掲示し、「特にここを特に気をつけましょう」という誰にでもわかる内容にて告知を実施しました。
これにより、社員への更なる意識付けにチャレンジし、オフィスの「清掃・清潔」に繫げています。

躾(Sitsuke)

ごみ分別の工夫「実物サンプル」の掲示と全員参加の分別活動

仙台五橋事業所では、「ごみゼロオフィス」活動を実践しております。
ごみゼロの実現には、まずは正しいごみ分別の方法を社員に徹底させる必要がありました。その為、ごみ箱はフロアの1箇所に集中させ、ごみの「実物サンプル」を掲示した「見える化」を実施。特に分別の間違えやすいごみを掲示する事で分別ミスの撲滅にチャレンジしています。また、ごみの計量当番(毎日)と分別間違いをチェックする当番(週1回)を当番制で実施。この全員参加の当番のおかげで社員の分別に対する意識が変わってきました。この全員参加型の仕掛けが、ごみゼロオフィスの継続に一番欠かせない社員の「躾」に繋がっています。

5Sへのチャレンジは続く

前回から今回にかけてご紹介いたしました内容は、私たちの5S活動の取り組みのほんの一部です。日々試行錯誤を繰り返しながら、徹底や継続に向けた活動にチャレンジしています。
「中々5Sの徹底ができない」「継続した活動ができていない・・」等、お困りのお客様がいらっしゃいましたら、ぜひ、LiveOffice「ViCreA」にお越し下さい。改善に向けた情報交換や情報提供をさせて頂ければ幸いです。

全国のViCreAにて皆様をお待ちしております。お客様の課題解決へのヒント/徹底のコツがきっと見つかります!お気軽にお問合せ下さい。

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