グループウェアのススメ

~ 効率的な情報共有を実現するには ~

効果的なイノベーションを起こすには、社内のコミュニケーションをいかに活性化させるかがキーとなります。
しかしながら社内コミュニケーションとはいっても、常に顔と顔を突き合わせて会話する、というのはなかなか難しいでしょう。
外出の多い人、フロアが違う人、そもそも拠点の異なる人やグループや企業そのものが違う人など、その距離感はさまざまです。
そのような場合メールや電話でやりとりすることも多いと思いますが、チームで仕事を遂行する日本の文化を考えると、1対1のツールだけでは効率的に情報を発信し、周知し、認識させようとしてもスムーズにいかない部分もあるのではないでしょうか。

今回はそのようなよくある悩みを皮切りに、効果的な情報共有、効率的な業務運用の実現について紹介していきます。

社会人の悩み「会議」

効率的な業務の話となると必ずでてくるのがこんな声ではないでしょうか。
「打合せが多くて自分の仕事ができない」
「無駄な会議が多い」
もはや日本の全社会人が悩んでいると言っても過言ではない「会議」。

まず日程調整に始まり、会議の内容や必要な資料のやりとりはメールで、
会議が終わったら参加メンバーに議事録を配布し、振り分けられたタスクの進捗管理なども必要になってきます。
またそもそも、会議の欠席者が出てしまったら、実行なのか、延期なのか、誰が参加して、誰が参加できないのか、細かいやりとりだけでも目が回りそうです。
一口に「会議」といってもそこに関係してくる業務はさまざまあり、一気通貫な情報共有を実現するには、工夫が必要です。

そんなお悩みを解決するのに有効なのが、グループウェアというツールです。

情報共有に手間をかけないこと

『グループウェア』というのは簡単に言ってしまえば、情報共有のためのシステムです。
例えば先の「会議」の例にしても、メールや電話を使って個別にやりとりを進めていかなくとも、関連した業務を会議のスケジュールに集約して共有できてしまうのです。
① 会議のスケジュール調整(メンバーの招待)
② 実施時間での会議室の予約
③ プロジェクターや必要なファシリティの予約
④ 会議資料のメンバーへの共有
⑤ アジェンダのメンバーへの共有
⑥ 欠席者の連絡や出欠確認
⑦ 議事録の配信
etc

これだけの情報のやりとりを全てメールに頼らず実行することができるので、メンバーへの伝達漏れもありません。
またあとから「あのときの資料どこだったかなぁ・・・」と必死に探す必要もなくなります。

活用の工夫で更に効率的な情報共有へ

そのほか、管理部門の方からはよくこんな話を聞きます。
「出張の際にはどういう流れで申請を行えばいいのか」「結婚をした場合にはどういう社内手続きが必要になるのか」といった、社内の決まりごとについての問い合せへの対応が多く、その他の業務が進まない。
そして、問い合せする側も、電話が繋がらなかったり、質問の回答がなかなか返って来なかったりということがあると、スムーズに業務を進めることができません。
このような問題にもグループウェアは有効です。
社内FAQを作成し、情報を発信することで、電話が通じるまで何度も問い合わせてやっとの思いで解決せずとも、必要な情報に手軽につながり、プラスの輪を広げていくことができます。
実際に、大きく問い合せ件数を減らすことができた、という声もありました。

スムーズな情報共有や円滑なコミュニケーションを実現するさまざまなグループウェアの機能をcybozu.comでは提供しています。
あらゆる機能を1ヶ月無料で試せるトライアル版も用意しています。一度試してみてはいかがでしょうか。

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