KAIZEN活動にBIを用いた業務改善事例(作業日報業務70%削減)

 
近年ものづくり企業を取り巻く環境は大変厳しくなり、各企業では業務改善が重要な関心事の一つとなっています。しかし、業務改善を行おうにも現状が可視化できておらず、問題の発見やその問題への改善が遅くなり、事業の継続に大きく関わる可能性があります。
リコーグループの中で広幅デジタル複合機、広幅高速プロッタ、ファクシミリなど情報機器の設計製造・回収・リサイクルまで一貫した事業を行っているリコーユニテクノ株式会社では、BIツールである「Dr.Sum EA」を利用した、全社での情報共有の仕組み「ワンクリ」を構築し、業務改善の活動に取り組んでいます。
「ワンクリ」の利用によって、間接部門を含めた全社での最適な情報共有が促進され、生産現場での作業日報に関わる業務時間を238時間から70時間に短縮するなど業務改善を実現しています。
今回は、BIツール「Dr.Sum EA」活用方法の一つとして、この「ワンクリ」の仕組みとその開発背景を紹介します。

ワンクリ開発の背景

リコーユニテクノ株式会社ではリコーブランドの品質向上のための生産現場だけでなく間接部門を巻き込んだ「KAIZEN*」活動を1997年から行っています。生産現場の「KAIZEN」活動は、活動は、作業動作の様々なムダを認識するため「12のムダ」として定義して可視化し、製品品質を維持向上させるために展開されている。リコーユニテクノのKAIZEN活動の思想は、人にやさしい(優しい/易しい)工程作りである。

*「KAIZEN」活動とは、リコーグループで取り組んでいる改善活動です。お客様にとって感動へとつながる世界品質の商品・サービスをご提供できるよう業務の改善活動を行っています。

<リコーユニテクノ株式会社の「見える化」の考え方>

事実の顕在化 ⇒ 課題の共有化 ⇒ 課題の改善(人にやさしい(優しい/易しい))

リコーユニテクノ株式会社の生産現場では一定の効果を挙げたKAIZEN活動ですが、間接部門ではそこまでの効果を得られていませんでした。その要因には、間接業務は生産現場の作業動作のようには可視化しにくく、課題の発見・共有化があまり進んでいなかったことが挙げられます。
そのため「どのような業務が忙しいのか」「作成する資料は誰が何のために活用するのか」などを明確にする必要がありました。そこで、まず初めに間接部門における一人一人の業務プロセスに対する目的、頻度、作業時間、インプット・アウトプット情報などを把握するため1年近くのヒアリングを行いました。
このヒアリングによりKAIZENすべき課題が明確になりました。

ヒアリングで分かった課題

  • 同じ様なデータを各部門で別々に作成している
  • データ作成のスキルに差がある
  • 8割もしめる定型業務を毎回、手作業でデータ編集加工を行っている
  • データがリアルタイムに確認ができない

これらの課題から、全社的に業務を横串で捉えて改善を行う必要がありました。経営層の業務に関する全社的最適化への強い改善意識もあり、単独部署での改善で終わらせるのではなく全社の業務を横串で捉えて改善する必要がでてきました。
これが全社で最適な情報を共有するための仕組み「ワンクリ」開発の始まりでした。

リコーユニテクノ株式会社の業務改善の仕組み「ワンクリ」

ワンクリは、BIツールを活用した「1クリックの簡単操作で誰でも必要なときに必要な情報を集計・分析できる仕組み」です。一回目の入力情報をすべての部署で共有化することで、同じ情報を毎回調べて入力するような労力を削減し、重複入力もなくしました。
業務改善の仕組み
このほか、生産現場と間接部門に関わる情報を共有化し1か所に集約することで、データの編集加工のプロセスの簡素化しました。これによりリードタイムの短縮と情報に関する信頼性の向上を実現しました。

ワンクリの特長

  1. 生産現場と間接部門の情報の共有化
  2. データの一元化(1箇所でのアクセス制御管理)
  3. 日常作成データの業務負荷軽減
ワンクリの特長

ワンクリ中核技術に採用したBIツール「Dr.Sum EA」

「ワンクリ」の中核技術には、ウィングアークテクノロジーズ株式会社のBIツール「Dr.Sum EA」を利用しました。
「Dr.Sum EA」は、複数のシステムに蓄積している情報を集計・分析でき、新たなデータを入力する機能と連携することで、入力・集計・分析の操作をシームレスに行えます。また、操作が非常に簡単で誰でもすぐ利用できるという特長があります。
この「Dr.Sum EA」を中核技術に採用することで、ユーザーにとっては操作がしやすく、情報システム部門にとっては容易に開発が可能な環境となりました。これにより、仕組みの修正・変更は社内で実施できるため、ユーザーからの要求に迅速に対応することができます。

導入製品

  • Dr.Sum EA
  • Dr.Sum EA Datalizer for Web
  • Dr.Sum EA Visualizer
  • StraForm

ワンクリによる成果

全社的な業務改善のためワンクリを構築した結果、リコーユニテクノ株式会社では以下の成果がありました。

  • 作業日報にかかる作業が70%削減された
  • 1箇所のアクセス制御で管理でき機密性がアップ
  • データの一元管理で完全性、可用性がアップ
  • ムダなアウトプットの廃止による印刷用紙、残業等の経費低減への寄与

このように、品質管理や当月の出来高、ラインの人員情報などあらゆる情報を「見える化」させ、生産現場と間接部門との情報「共有化」を実現しました。これにより全社的な業務課題がわかり、迅速に業務改善が行えるようになりました。

ものづくり企業での業務改善には、生産現場の改善はもちろん必要ですが、生産現場だけを対象に「見える化」を行うのではなく、間接部門を含めた企業全体での最適化を推進することが大切です。

リコーグループでは、BIツールの提供のほかリコーユニテクノ株式会社の工場見学やITコンサルティングサービスなども行っています。BIツールを含めてご相談ください。


ビジネス・インテリジェンス データ活用ソリューション「Dr.Sum EA」 | 活用事例 |

*「Dr.Sum EA」は、ウィングアークテクノロジーズ株式会社のBIツールです。
*記載されている会社名及び製品名は各社の商標または登録商標です。

BIツール活用についてのお問合せはこちら

お問合わせ