2分でできる 契約書管理の健全度チェック

コンプライアンス強化セキュリティ強化業務プロセス改善

まずは、あなたの会社の「契約書管理 健全度」をチェック!

契約の成立や内容を証明する契約書は、あらゆる企業にとって重要な文書。しかし、その管理方法となると、会社によって状況がバラバラで、少なからぬ方々が課題を抱えています。そんな課題をそのまま放置しておくと、企業そのものの健全性にも悪影響を及ぼしかねません。下のチェックリストの中で、あなたの会社に当てはまるものはありませんか?

上の10項目のうち、いくつチェックが付きましたか?チェックの数が多いほど、契約書管理の健全度は低いと考えられます。

5以上
健全度 低
至急、対策を!

契約書管理の重要性を、改めて社内で再確認していただき、至急対策を講じることをおすすめします。

処方箋A・B・Cへ

健全度 中
正しい仕組みづくりを!

契約書管理の重要性については、十分に理解されているものの、まだ管理業務についての正しい仕組みが整っていない状況だと考えられます。できるところから改善を加え、効率的かつ効果的な管理業務を実現させましょう。

処方箋B・Cへ

健全度 高
現状維持、さらなる向上を!

契約書を適切なプロセスと体制のもとで、管理されていると考えられます。しかし、コストや従業員の業務負担を減らすなど、まだまだ改善できるところがあるかもしれません。

処方箋Cへ

処方箋A 契約書管理は、なぜ必要なのかを再確認する!

契約書管理というと、「面倒なばかりで、メリットは大きくない」「忙しい通常業務の時間を割いてまで、すぐに取り組むべきことだろうか?」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。しかし、契約書が増えるに伴って、情報漏えいや紛失、保管スペースの不足など、さまざまな問題が発生してきます。反対に、適切な管理と活用を行うことで、契約書は有益な情報資源・経営資産となり、ビジネスに活かすことができるのです。

契約書管理は、ビジネスに多くのメリットをもたらす

もうひとつの狙いは、営業活動の効率を高め、業績拡大につなげること。ITにより業務プロセスを可視化することで、支援部門によるサポートや、マネージャーによるマネジメント活動の活性化をめざしました。

問い合わせに、迅速に対応できる
契約書を電子化し、必要に応じて検索できるシステムを整えることで、取引先からの問い合わせや監査などの際、すぐに対応できます。また、必要な契約書を探す手間も軽減されます。
過去資料の活用により、業務効率が高まる
新しい契約書を作成する際、一から文面を練り上げるのではなく類似事例を参照することで、効率的に作成できます。過去の契約書が、情報資源として蓄積されていくのです。
期限管理による、ビジネスチャンスの創出
契約の更新時期は、商談をつくる絶好の機会でもあります。期日が近づいた契約書を事前に把握し、取引先に条件変更や新しいサービスを提案することでビジネスチャンスが生まれていきます。
情報セキュリティ・BCPなどのリスク対策強化
現場任せではなく、組織として一元管理を行うことで、情報漏えいや紛失、汚損・破損などのリスクを防止できます。また、原本管理と電子化を両立させることで、BCPの強化にもつながります。

処方箋B 状況に合わせて、最も効果的な仕組みをつくる!

契約書がビジネスにもたらすリスクやメリットを考えれば、最優先で取り組まれてもいいはずの「契約書管理」。しかし、その重要性を十分に理解していたとしても、さまざまな事情によって、適切な管理体制を整えることが難しいという声もよく聞かれます。

労力やコストが、契約書管理の妨げに!
□ 従業員の負担が増え、本来のコア業務に支障が出てしまう
□ 保管スペースやシステムの初期コスト、ランニングコストがかかる
□ 人材やノウハウが不足している

そこで、契約書管理にかかる労力やコストを極力抑え、その中で大きな効果を得るためには、すぐに完璧な体制を求めるのではなく、自分たちが今「できること」「できないこと」を判断し、状況に合わせた仕組みをつくっていくことが大切です。

すべての契約書を対象にしない
契約書のボリュームが多い場合、すべてを管理対象とするのではなく、特に重要となる契約書から始める。
無理なコストをかけない
継続的にみて、コストがかからない方法やシステムを検討する。たとえば、自社で管理サーバーを保有・運営するのではなく、クラウドサービスを利用するなど。
すべての業務を自社で行わない
契約書管理には多くの業務が発生する(下図参照)。これらすべてを自社で行うのではなく、「契約書の電子化」 のみをアウトソーシングするなどの方法を検討してみる。

処方箋C 契約書管理のアウトソーシングを取り入れる!

契約書管理業務をすべて自社で行うためには、人材、保管スペース、システムなど、多くの経営資源とノウハウが必要になり、それに付随してコストもかかります。そこで最近注目されているのが、契約書管理のアウトソーシングという発想。ノウハウやセキュリティなどの信頼性を担保するプロフェッショナルに、管理業務を委託するというトレンドが生まれつつあります。
リコーでは、こうしたニーズにお答えするため、自社の管理ノウハウをもとに契約書管理サービスを構築。契約書管理のプロセスをユニット化することにより、お客様に必要なサービスだけを柔軟に組み合わせてご提供しています。
契約書管理をアウトソーシングすることにより、自社の従業員が本来のコア業務に注力できるというメリットも生まれます。御社の業務効率を高めるための一手として、ぜひ、ご検討ください。

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