2016.09.15

進化したホワイトボードで会議をコラボレーションの場へ変革

ワークスタイル変革業務プロセス改善

仕事を進めるうえで、欠かすことのできない「会議」。しかし、集まること自体が目的になったり、議論が進まず業務効率が悪い、意見がきちんとまとまらない、会議で決まった内容がチーム内できちんと共有されなかったなどの経験をしたことはありませんか? 今回は、このような悩みを解決し、会議の生産性を向上するための方法を4つの視点からご紹介します。

会議の生産性を向上させる4つのポイント

1.大画面ディスプレイなどに情報を映し出し、参加者全員で共有する【議論への集中】
打ち合わせの参加者が「視線を合わせて」「同じ情報を見る」ことで、議論への集中度が高まります。紙資料を配布する場合、参加者がそれぞれ興味のあるページを見てしまうため、今議論すべき話題に集中できないということが起こりがちです。このため、参加者が1つの画面を見れる環境を作ることで、全員が議論に参加する環境が生まれます。

2.メンバーが思いついたアイデアを書き出し、「見える化」する【議論の活性化】
沢山の意見やアイデアが出るものの、話が発散してしまい、きちんと結論が出ないといった経験をしたことはありませんか?また、逆に会議の場で意見が出ず、静まり返ってしまうような時も、ホワイトボードに書き出すことで多くのアイデアを共有することができます。さらに、ブレインストーミングにあるように誰かが書き込んだ内容をきっかけに新たなアイデアが誘発されることもあります。

アイデアを書き出すことで得られる効果


◇正しく情報が伝わり、理解が深まる。客観的に議論ができる
◇議論が見える化されるので、話が発散せずにまとまる
◇お互いの頭の中にあることが共有でき、議論が活発になる
◇誰かのアイデアをきっかけに、新たなアイデアが誘発される

3.会議の結果を共有する(議事録の作成・共有)【結果の共有】
「伝わったはず」、「合意したはず」と思っていることが実は相手が異なった解釈をしていたという経験はありませんか?このようなトラブルを防ぐためにも、会議のアウトプットとして議事録を残すことが重要です。とはいっても、議事録作成は手間と時間がかかるものです。会議で使ったホワイトボードの内容をそのまま保存するなど、手間をかけずに簡単に会議内容を共有することが、ポイントとなります。

4.遠隔会議で、離れた拠点のメンバーともコラボレーションを行う【他部門とのコラボレーション】
1つの部門だけでなく、いろいろな部門、時には海外メンバーが参加する会議もあります。このような会議は日程調整に時間を要したり、参加者の移動コストがかかります。そのため、頻繁に開催できず、十分な情報共有ができないという声をよく聞きます。そんな時は、テレビ会議・Web会議やインタラクティブ ホワイトボードなどの遠隔コミュニケーションツールを利用することで、離れた拠点ともいつでもどこでも、まるでその場にいるかのようなコラボレーションを行うことができます。

会議のコラボレーションを活性化させるインタラクティブ ホワイトボード

RICOH Interactive Whiteboardは、大型ディスプレイとホワイトボードが一体となった、「映す」「書く」「共有する」が簡単にできる新しいコラボレーションツールです。誰でも簡単に使える直感的なインターフェイスを採用しているので、会議のコラボレーションを促進します。

RICOH Interactive Whiteboard

特 長

1.簡単操作で、誰でもすぐに使える
・ホワイトボード機能内蔵で、スイッチオンですぐにホワイトボードを利用できる
・直感的に操作できるシンプルなインターフェイスを採用

2.大画面のディスプレイに映して直接書き込める
・映像ケーブルをつなぐだけでパソコンの情報を映すことができ、その上に直接に書き込める
・専用の電子ペンで、マーカーペンのようにすらすら書き込める
・ページ追加は100ページまでできるので、思いついたアイデアを自由に書き込める

3.書き込みを保存&リアルタイムで共有できる*1
・ホワイトボードの内容をPDFで保存、メール送信が可能
・国内や海外と最大20台までインタラクティブ ホワイトボード同士の共有が可能
・パソコンやタブレットからのホワイトボードの内容の閲覧、書き込みが可能

*1オプション構成やご利用条件については、以下の製品詳細よりご確認ください。

チームのコラボレーションを促進する。
進化したホワイトボード

「映す・書く・共有」でコラボレーションを促進するリコーのインタラクティブ ホワイトボード。 あなたを創造性に満ちた新しいワークスタイルへご案内します。
 

まずは、ご体験ください
 

リコーでは、インタラクティブホワイトボードを実際にご体験いただける場をご用意しております。ご興味がありましたら、ぜひ一度ご体験ください。