2014.05.27

インターネットリサーチで見えた
内線電話の問題点

コスト削減ワークスタイル変革業務プロセス改善

インターネットリサーチで見えてきた、内線電話への不満

多くの企業がオフィスの固定電話を内線化し、電話の取り次ぎや社員間の通話を行っています。しかし、スマートフォンをはじめとするモバイル端末が広く普及し、人々の行動様式が変化する中、果たして従来どおりの業務スタイルでよいのでしょうか?

リコーグループでは、インターネットリサーチを実施し、オフィスでの電話の利用状況についての実態調査を行いました。その結果、多くの方々が現状に不満やお困りごとを抱えているという事実が見えてきました。

調査結果から、「座席についていないと、電話が取れない」「外出中だと社内にかかってきた電話への対応が遅れる」など、座席でしか電話の受発信ができないことから生じる業務効率の低下が、不満につながっていることがわかります。対応の遅れは、ビジネスの機会損失や、企業の信用にも関わるため、見過ごしておけない問題です。
また、「内線の取り次ぎの手間がかかる」という項目が4位になっているように、電話を受けることが多い内勤者にとっては、取り次ぎが業務の負担となっています。たとえば、1回3分、1日10件の取り次ぎを行うとすると、毎日30分を費やしていることになります。20日間勤務の場合、月10時間、年間120時間。少なからぬ時間が、取次業務に割かれているのです。

携帯電話の普及が進むものの、コストやセキュリティに課題

今回の調査では、社用携帯電話の導入状況についても調べました。

その結果、回答経営者761社のうち、実に97.8%が携帯を会社支給しています。固定電話のお困りごとの第3位である「外出中だと社内にかかってきた電話への対応が遅れる」という問題は、これで解決できそうに思えます。しかし、携帯電話の導入によって、また別の不満が発生していることも明らかになりました。

携帯電話にかかるコストや、私用目的での利用、紛失した場合の情報漏えいと言った、セキュリティ上のリスクが、不満や懸念事項となっていることがわかります。

固定電話と携帯電話を組み合わせる、という発想

「内線電話を固定電話で受け取るのは不便だし、業務効率が下がってしまう・・・。」
「しかし、携帯電話を頻繁に利用すると通信コストがかさんでしまう・・・。」
インターネットリサーチの結果から、多くの企業がこのような板挟み状態に陥っている状況が見えてきました。あなたのオフィスでも、心当たりはないでしょうか?
しかし、このような状況にも、有効な解決策が存在します。固定電話と携帯電話を組み合わせて活用する方法があることを、ご存知でしょうか?

次回は、多くのビジネスパーソンが抱える内線電話のお悩みを解決するための固定電話と携帯電話のハイブリッド活用法をご紹介いたします。
固定電話と携帯電話のハイブリッド活用で実現できること
  • 社外にいても、社内間通話が無料になり通話コストが削減できる!
  • 社内外どこにいてもひとつの電話番号で受発信できるので、業務の効率化・スピードアップを図ることができる!

リコーが実施したインターネットリサーチの調査結果を限定公開!

資料ダウンロード